Thông cáo báo chí gồm những phần nào? Cấu trúc và lỗi thường gặp

Một thông cáo báo chíThông cáo báo chí (Press release)Thông cáo báo chí là văn bản một tổ chức soạn sẵn theo lối viết tin và gửi cho nhà báo để thông báo một sự kiện hay kết quả nghiên cứu, có trích dẫn phát ngôn và thông tin liên hệ để phóng viên tìm hiểu thêm.Xem giải thích đầy đủ → chuẩn gồm: nhãn “Thông cáo báo chí” và thời điểm được phép đăng, thông tin liên hệ, tiêu đề, dòng địa danh và ngày tháng, đoạn mở đầu tóm tắt, thân bài theo kim tự tháp ngược có trích dẫn, đoạn giới thiệu tổ chức và ký hiệu kết thúc (Roberts-Crews, 2016). Nhưng đúng khung chưa đủ: nội dung phải thật sự là tin với độc giả của tờ báo.

Tóm tắt nhanh:

• Tin chính nằm ngay ở tiêu đề và đoạn mở đầu.
• Nên có ít nhất hai trích dẫn: một từ tổ chức, một từ bên thứ ba.
• Lý tưởng là gói gọn trong một trang.
• Lỗi hay gặp: không phải tin, sai đối tượng, thiếu nguồn, thổi phồng.

Thông cáo báo chí là gì và vì sao vẫn quan trọng?

Đây là văn bản gửi nhà báo để công bố thông tin mới, viết theo lối viết tin. Nhà báo đánh giá thông cáo trước hết ở giá trị tin tức; có những thông báo hợp đăng trên website của tổ chức hơn là gửi báo chí (Roberts-Crews, 2016).

Khảo sát State of the Media 2026 của Cision trên 1.899 nhà báo tại 19 thị trường cho biết 66% dựa vào nội dung do PR cung cấp, gồm thông cáo, pitch và media kit, để tìm ý tưởng bài viết (Cision, 2026). Vì vậy, nắm cách viết thông cáo báo chí là kỹ năng nền khi triển khai một kế hoạch truyền thông.

Một thông cáo báo chí gồm những phần nào?

Theo giáo trình mở của Roberts-Crews (2016), thứ tự từ trên xuống thường là:

1. Nhãn nhận diện: “Thông cáo báo chí” (Press Release) ở góc trên bên trái, trên giấy tiêu đề của tổ chức.
2. Thời điểm được phép đăng: “phát hành ngay” hoặc “cấm đăng trước” (embargo) kèm ngày cụ thể; bên dưới là ngày phát hành.
3. Thông tin liên hệ: tốt nhất ở góc trên bên phải.
4. Tiêu đề (bắt buộc) và tít phụ (không bắt buộc).
5. Dòng địa danh, ngày tháng (dateline) nối vào đoạn mở đầu tóm tắt.
6. Thân bài theo văn phong tin tức và kim tự tháp ngược.
7. Trích dẫn: ít nhất một từ tổ chức và một từ bên thứ ba như khách hàng hay người tham dự.
8. Đoạn giới thiệu tổ chức (boilerplate), giống mục “Về chúng tôi”.
9. Ký hiệu kết thúc “###” hoặc “-30-“.

Phần mở đầu và thân bài nên viết thế nào?

Đưa điểm tin lên trước. Roberts-Crews (2016) khuyên nêu điểm thu hút của tin (news hook) ngay ở tiêu đề và đoạn mở đầu, dùng kim tự tháp ngược để biên tập viên thấy điều thiết yếu trước, theo một quy chuẩn văn phong thống nhất, dẫn nguồn cho thông tin và không để sai sót. Xác định thông điệp chính trước, như khi soạn bản định hướng truyền thông. Khung trống để bạn điền:

THÔNG CÁO BÁO CHÍ          Liên hệ: [Họ tên, điện thoại, email]
[Phát hành ngay / Cấm đăng trước: giờ, ngày]
[TIÊU ĐỀ: ai làm gì, điều gì mới]
[ĐỊA DANH], ngày [..]: [Ai, làm gì, khi nào, ở đâu, vì sao quan trọng.]
[Chi tiết tiếp theo, số liệu có nguồn.]
"[Trích dẫn đại diện tổ chức]", [họ tên, chức danh] cho biết.
"[Trích dẫn bên thứ ba]", [họ tên, vai trò] nói.
Về [Tên tổ chức]: [3 đến 4 câu giới thiệu, website.]
###

Những lỗi nào khiến thông cáo bị bỏ qua?

Hai lỗi đáng chú ý là gửi thứ không phải tin và gửi sai người. Trong khảo sát của Cision, 72% nhà báo nói chưa đến một phần tư số pitch họ nhận là phù hợp (Cision, 2026); trong khảo sát của Muck Rack (897 phản hồi được phân tích, phần lớn ở Mỹ), 88% bỏ qua ngay pitch không đúng mảng họ phụ trách (Muck Rack, 2026). Hai số liệu này nói về pitch nhưng cũng gợi ý cho thông cáo. Cũng cần tránh:

• Thông tin không ghi nguồn hoặc còn sai sót (Roberts-Crews, 2016).
• Thổi phồng sự thật. Bộ quy tắc đạo đức của Hiệp hội Quan hệ công chúng Hoa Kỳ (PRSA) yêu cầu trung thực, chính xác, kiểm tra tính xác thực của thông tin phát hành và nhanh chóng đính chínhĐính chính (Debunking)Đính chính (debunking) là việc bác bỏ thông tin sai sau khi nó đã lan truyền. Cách làm được khuyến nghị là nêu sự thật trước, cảnh báo về thông tin sai, chỉ ra vì sao nó sai, rồi nhắc lại sự thật.Xem giải thích đầy đủ → khi sai (PRSA, n.d.). Với chủ đề y tế, xem thêm cách viết nội dung sức khỏe đúng cách.

Câu hỏi thường gặp

Thông cáo báo chí nên dài bao nhiêu?

Lý tưởng là một trang. Nếu dài hơn, không cắt đôi đoạn văn mà ghi “more” ở cuối trang đầu (Roberts-Crews, 2016).

Embargo trong thông cáo báo chí là gì?

Là ghi chú “cấm đăng trước” một thời điểm cụ thể: nhà báo nhận tin sớm để chuẩn bị nhưng chỉ đăng từ thời điểm đó (Roberts-Crews, 2016). Thông tin có embargo nằm trong nhóm yếu tố pitch được nhà báo đánh giá cao nhất (Cision, 2026).

Điều gì nên nhớ?

Cấu trúc thông cáo giúp nhà báo tìm thông tin nhanh: tin chính ở đầu, chi tiết giảm dần, có tiếng nói bên thứ ba, giới thiệu tổ chức ở cuối. Trước khi gửi, hãy hỏi: đây có phải tin không, mọi con số đã có nguồn chưa? Bước tiếp theo là viết email pitch gửi nhà báo và chuẩn bị media kit cho sự kiện lớn.

Đôi lời giới thiệu

Bài viết này được tổng hợp bởi Nguyễn Hoàng Anh Khoa (Dy Khoa), giảng viên Khoa Quan hệ công chúng và Truyền thông, Trường Đại học Văn Lang, và là người tốt nghiệp Thạc sĩ Truyền thông Khoa họcTruyền thông khoa học (Science communication)Truyền thông khoa học là việc dùng kỹ năng, phương tiện, hoạt động và đối thoại phù hợp để tạo ra ở người nghe một hoặc nhiều phản hồi với khoa học: nhận biết, thích thú, quan tâm, hình thành quan điểm và hiểu biết.Xem giải thích đầy đủ → và Thu hút Công chúngThu hút công chúng (Public engagement)Thu hút công chúng là những cách thức để hoạt động và lợi ích của giáo dục đại học, nghiên cứu được chia sẻ với công chúng; theo NCCPE, đây là quá trình hai chiều, có tương tác và lắng nghe, nhằm tạo lợi ích cho cả hai bên.Xem giải thích đầy đủ → (Science Communication and Public Engagement) tại Universiti Malaya (UM), Malaysia. Đây là lĩnh vực chuyên môn cốt lõi mà anh được đào tạo bài bản và tiếp tục theo đuổi trong nghiên cứu, giảng dạy và thực hành nghề nghiệp.

Nếu bạn thấy bài viết có sai sót hoặc muốn góp ý, vui lòng gửi email về [email protected].