Tổ chức họp báo cần chuẩn bị những gì? Danh sách việc cần làm

Tổ chức họp báoHọp báo (Press conference)Họp báo (press conference) là dịp một người hoặc tổ chức có điều được cho là đáng đưa tin mời nhiều phóng viên đến cùng lúc để công bố thông tin và trả lời câu hỏi, thay vì trả lời từng phóng viên riêng lẻ.Xem giải thích đầy đủ → cần chuẩn bị năm nhóm việc: xác định có thật sự cần họp báo không, gửi thư mời ngắn gọn, chọn và tập dượt người phát ngônNgười phát ngôn (Spokesperson)Người phát ngôn (spokesperson) là người được tổ chức chỉ định chính thức để truyền đạt thông tin thay mặt tổ chức, nhất là trong khủng hoảng và tình huống khẩn cấp, giúp tổ chức có gương mặt con người để kết nối với công chúng.Xem giải thích đầy đủ →, lo hậu cần cùng tài liệu phát tay, rồi đánh giá sau sự kiện. Các nhóm việc này được tổng hợp từ hướng dẫn truyền thông khẩn cấp của Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh Hoa Kỳ (Centers for Disease Control and Prevention [CDC], 2014c), có thể tham khảo khi tổ chức họp báo nói chung.

Tóm tắt nhanh:

• Đôi khi một buổi gặp báo chí ngắn là đủ, không cần họp báo.
• Thư mời báo chí khoảng nửa trang, nêu rõ sự kiện, thời gian, địa điểm, người phát biểu.
• Xác nhận người phát ngôn và người dự phòng trước khi thông báo.
• Ghi âm buổi họp báo và rút kinh nghiệm ngay sau đó.

Khi nào nên tổ chức họp báo?

Trước hết, hãy chọn đúng hình thức. CDC (2014c) phân biệt họp báo, thường được lên lịch trước, có bộ tài liệu báo chí và phần hỏi đáp với chuyên gia, với “cơ hội truyền thông” (media opportunity) gọn nhẹ hơn, phù hợp giai đoạn đầu của sự việc, nhất là khi tổ chức ngay tại hiện trường. Nếu tin chỉ cần công bố, một thông cáo báo chí có thể đủ.

Thư mời và danh sách báo chí cần gì?

Thư mời báo chí (media advisory) nên dài khoảng nửa trang, gồm: loại sự kiện; ngày, giờ, địa điểm; người liên hệ; người phát biểu kèm chức danh; các chủ đề sẽ đề cập (CDC, 2014c). Hãy mời đủ báo in, truyền hình và phát thanh. Trong tình huống khẩn cấp, CDC khuyên báo trước không dưới một giờ; nếu sự việc kéo dài, nên họp vào một giờ cố định.

Danh sách liên hệ báo chí nên có cả số trực ngoài giờ và được kiểm tra định kỳ (CDC, 2014a). Muốn mời đúng người, xem thêm cách viết email pitch gửi nhà báo.

Người phát ngôn chuẩn bị thế nào?

Xác nhận người phát ngôn có mặt trước khi thông báo, và có người dự phòng (CDC, 2014c). Người phát ngôn cần xác định thông điệp cốt lõi, dự đoán câu hỏi, soạn sẵn câu trả lời và tập trả lời cả câu hỏi khó. Ý chính nên nói được trong 30 giây và dưới 90 từ (tiếng Anh) (CDC, 2014b). Các bên nên thống nhất trước ai trả lời câu hỏi nhạy cảm, và mỗi người chỉ trả lời trong phạm vi mình phụ trách (CDC, 2014c). Kỹ thuật xử lý câu hỏi khó có trong bài người phát ngôn trả lời phỏng vấn khi bị hỏi câu khó.

Danh sách việc cần làm trước giờ họp báo là gì?

Tổng hợp từ CDC (2014a, 2014c):

• Chọn địa điểm phù hợp, kiểm tra thiết bị âm thanh và ổ điện.
• Quyết định có nhận câu hỏi không và báo trước cho báo chí; công bố thời lượng, kể cả phần hỏi đáp.
• Chọn người điều phối và cách mời phóng viên đặt câu hỏi.
• Thống nhất những vấn đề nhạy cảm sẽ không bàn và nói rõ điều này ngay đầu buổi.
• Hạn chế người không phát biểu ở trong phòng họp.
• Chuẩn bị tài liệu phát tay: bài trình bày, tờ thông tin (fact sheet), tài liệu nền (backgrounder), tiểu sử người phát biểu.
• Có bản in dự phòng nếu thiết bị trình chiếu hỏng; chuẩn bị lối ra cho người phát biểu.
• Duyệt nội dung trước khi phát hành, gồm người phụ trách truyền thông, người phụ trách chính sách và chuyên gia chuyên môn.
• Ghi lại buổi họp báo, ít nhất bằng âm thanh.

Tài liệu phát tay có thể đóng gói thành media kit; tờ thông tin không nên chứa trích dẫn của lãnh đạo hay thông tin dễ thay đổi (CDC, 2014c).

Sau họp báo cần làm gì?

Đánh giá ngay: thông điệp chính đã được truyền đạt chưa, câu hỏi nào lặp lại, người phát ngôn thể hiện thế nào về giọng nói, ngôn ngữ cơ thể và sự rõ ràng, vấn đề nào cần chuẩn bị cho hôm sau (CDC, 2014c). Theo dõi cách báo chí đưa tin và liên hệ lại nếu cần làm rõ. Kết quả này có thể được đưa vào KPI truyền thông của chiến dịch.

Câu hỏi thường gặp

Có nên trả lời phỏng vấn riêng sau họp báo?

Có thể, nếu người phát ngôn còn thời gian, giữ đúng thông điệp và có cách kết thúc chủ động (CDC, 2014c).

Có thể nói “chuyện này không ghi” với phóng viên không?

Không nên. Hãy mặc định mọi điều bạn nói đều có thể được trích dẫn hoặc đăng tải (CDC, 2014b).

Điều gì nên nhớ?

Một buổi họp báo tốt bắt đầu từ câu hỏi “có cần họp báo không”, rồi đến thư mời gọn, người phát ngôn được tập dượt, hậu cần có dự phòng và đánh giá ngay sau đó. Hướng dẫn của CDC viết cho tình huống khẩn cấp về y tế công cộng; với sự kiện doanh nghiệp, bạn có thể điều chỉnh thời gian báo trước và quy trình duyệt.

Đôi lời giới thiệu

Bài viết này được tổng hợp bởi Nguyễn Hoàng Anh Khoa (Dy Khoa), giảng viên Khoa Quan hệ công chúng và Truyền thông, Trường Đại học Văn Lang, và là người tốt nghiệp Thạc sĩ Truyền thông Khoa họcTruyền thông khoa học (Science communication)Truyền thông khoa học là việc dùng kỹ năng, phương tiện, hoạt động và đối thoại phù hợp để tạo ra ở người nghe một hoặc nhiều phản hồi với khoa học: nhận biết, thích thú, quan tâm, hình thành quan điểm và hiểu biết.Xem giải thích đầy đủ → và Thu hút Công chúngThu hút công chúng (Public engagement)Thu hút công chúng là những cách thức để hoạt động và lợi ích của giáo dục đại học, nghiên cứu được chia sẻ với công chúng; theo NCCPE, đây là quá trình hai chiều, có tương tác và lắng nghe, nhằm tạo lợi ích cho cả hai bên.Xem giải thích đầy đủ → (Science Communication and Public Engagement) tại Universiti Malaya (UM), Malaysia. Đây là lĩnh vực chuyên môn cốt lõi mà anh được đào tạo bài bản và tiếp tục theo đuổi trong nghiên cứu, giảng dạy và thực hành nghề nghiệp.

Nếu bạn thấy bài viết có sai sót hoặc muốn góp ý, vui lòng gửi email về [email protected].